Le lexique pour comprendre et agir

Secrétariat juridique

Le secrétariat juridique organise les documents et formalités liés à la vie d’une société : décisions, registres et dépôts selon son régime.

Notion comptable, fiscale ou juridique · Rédaction Fiduciaires Luxembourg · Révisé le

Comprendre le périmètre

Définition et points à distinguer

Il faut distinguer préparation administrative, conseil juridique et décision des organes sociaux. Le mandat doit préciser qui prépare, valide, signe et dépose chaque document.

Dans votre dossier

Ce que cela change en pratique

Le secrétariat juridique assure le suivi documentaire de la vie sociale : convocations, décisions, procès-verbaux, registres et formalités selon les besoins. Il ne se limite pas à classer des documents après signature. Il faut anticiper les événements, vérifier l’organe compétent et conserver les versions définitives. L’assistance d’un prestataire ne remplace pas les décisions qui appartiennent aux associés ou dirigeants ni les conseils juridiques spécifiques lorsque nécessaires.

Une situation pour comprendre

Exemple pédagogique

Une entreprise change de siège. Elle organise la décision, les documents et les mises à jour requises, puis archive les preuves au lieu de modifier seulement l’adresse sur son site internet.

Situation fictive, présentée pour illustrer la notion.

Préparer la suite

Les points à vérifier

  • Tenir un calendrier des décisions
  • Vérifier signatures et pouvoirs
  • Archiver les actes et dépôts

La question pratique

Pour aller plus loin

Que faut-il conserver dans le dossier juridique de la société ?

Regroupez les statuts à jour, les décisions des organes, les actes significatifs et les preuves de dépôt ou publication. Organisez les versions pour distinguer un projet d’un acte signé. Le secrétariat juridique doit aussi repérer les échéances récurrentes et les formalités déclenchées par un événement, comme un changement de dirigeant ou une opération sur le capital.

Relier les notions

Les termes à connaître aussi

Poursuivez avec les notions, interlocuteurs et démarches liés à ce sujet.

Procès-verbal d’assembléeLe procès-verbal consigne les décisions prises et les éléments requis à l’occasion d’une assemblée de société.StatutsLes statuts sont les règles constitutives de la société, portant notamment sur son objet, son capital et son fonctionnement.RCSLe Registre de commerce et des sociétés (RCS), géré par Luxembourg Business Registers, centralise les inscriptions et dépôts des personnes et entités concernées.Recueil électronique des sociétés et associations (RESA)Le Recueil électronique des sociétés et associations (RESA) assure la publication légale des actes et mentions qui y sont soumis.Autorité de la concurrenceL’Autorité de la concurrence veille au respect des règles de concurrence au Luxembourg dans son champ de compétence. Elle recherche et sanctionne notamment les pratiques anticoncurrentielles.Office des signalementsL’Office des signalements informe et oriente dans le cadre de la protection des personnes signalant des violations du droit. Son rôle s’inscrit dans le dispositif luxembourgeois de protection des lanceurs d’alerte.

Passer à la pratique

Approfondir avec nos guides

Guide pratiqueSARL au Luxembourg : fonctionnement et décisions des associés

Sources et vérification

Références consultées le 20 septembre 2026. Les démarches officielles précisent les conditions et exceptions applicables.

Ce guide explique une démarche générale. Les règles applicables dépendent de votre situation ; il ne constitue pas une consultation personnalisée. Signaler une correction.

Une définition vous donne un repère. Pour examiner votre situation, précisez votre question auprès d’un professionnel.