Eine Anfrage der AED geht ein und mehrere Geschäftsjahre oder Vorgänge sind betroffen. Der erste sinnvolle Schritt besteht darin, genau zu verstehen, was verlangt wird, und anschließend die Nachweise in einer nachvollziehbaren Reihenfolge zusammenzustellen. Eine gut organisierte Akte garantiert nicht den Ausgang der Prüfung, ermöglicht aber eine Antwort auf Grundlage von Fakten und hilft dabei, schnell zu erkennen, was einer Erklärung oder Berichtigung bedarf.
Der zu prüfende Rahmen
Das Mehrwertsteuergesetz sieht die Führung einer detaillierten Buchhaltung sowie die Übermittlung von für die Prüfung nützlichen Unterlagen und Auskünften auf Anfrage vor, insbesondere Rechnungen, Bücher, Bankauszüge, Verträge und Beförderungsdokumente. Die technischen Modalitäten können elektronische Daten betreffen. Der Umfang, die Fristen und die Rechtsbehelfe hängen vom erhaltenen Schriftstück und vom Verfahren ab; dieser Leitfaden legt daher keine allgemeingültige Antwort- oder Rechtsbehelfsfrist fest.
Die Anfrage lesen und den Zeitplan organisieren
Identifizieren Sie die Verwaltung, die Akte, die betroffenen Zeiträume und Vorgänge. Bewahren Sie das Datum und die Art des Eingangs sowie den Umschlag oder die relevanten elektronischen Elemente auf. Prüfen Sie den angegebenen Antwortkanal. Bestehen Zweifel an der Echtheit einer Nachricht, lassen Sie die Anfrage vor der Übermittlung von Dokumenten mit vertraulichen Informationen von einem offiziellen Ansprechpartner bestätigen.
Informieren Sie unverzüglich die für die Mehrwertsteuer zuständige Person und gegebenenfalls den mit dem Verfahren beauftragten Berater. Weisen Sie die Fragen den richtigen Ansprechpartnern zu: Verkauf, Einkauf, Logistik, Buchhaltung oder Geschäftsleitung. Wenn die Frist schwer einzuhalten scheint, prüfen Sie das gegenüber der Verwaltung einzuleitende Vorgehen, ohne davon auszugehen, dass ein Antrag auf Fristverlängerung automatisch angenommen wird. Bewahren Sie einen Nachweis über jeden Austausch und jede erhaltene Antwort auf.
Unterlagen zusammenstellen, ohne den Verlauf zu verändern
Gehen Sie von den betroffenen Buchungen und Erklärungen aus und suchen Sie anschließend deren Belege. Der Leitfaden zur Ablage von Buchhaltungsunterlagen hilft dabei, eine stabile Akte anzulegen. Benennen Sie die Dokumente eindeutig und bewahren Sie die Originalversionen auf. Eine kommentierte Arbeitskopie kann nützlich sein, muss jedoch von dem Beleg, der den Vorgang nachweist, getrennt bleiben.
Der Prüfpfad verknüpft die wirtschaftliche Realität mit ihrer Behandlung: Bestellung, Vertrag, Lieferung oder Leistung, Rechnung, Erfassung und Zahlung. Ein Bankauszug ersetzt nicht immer die Rechnung; eine Rechnung allein belegt nicht sämtliche Voraussetzungen einer Regelung. Fehlt ein Beleg, weisen Sie darauf hin und suchen Sie nach einer Kopie oder einem anderen relevanten Nachweis. Erstellen Sie kein rückdatiertes Dokument, um die Akte zu vervollständigen.
Die angewandte Mehrwertsteuerbehandlung erläutern
Beschreiben Sie für jeden geprüften Vorgang, was verkauft oder gekauft wurde, die Parteien sowie die relevanten Orte und Daten. Erläutern Sie anschließend die angewandte Einordnung, den Steuersatz, die Steuerbefreiung oder die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Eine allgemeine Formulierung wie „europäischer Vorgang“ reicht selten aus, um die Begründung zu verstehen. Die Unterlagen und Regeln müssen dem geprüften Zeitraum entsprechen, nicht nur der aktuellen Praxis.
Für Warenverkäufe in der Union konsultieren Sie den Leitfaden zu innergemeinschaftlichen Nachweisen. Für Einkäufe und Ausgaben mit gemischter Nutzung hilft der Leitfaden zum Mehrwertsteuerabzug bei der Vorbereitung auf Fragen. Trennen Sie festgestellte Tatsachen von noch zu prüfenden Annahmen. Eine präzise Erläuterung kann auch eine zu berichtigende Behandlung aufzeigen: Dokumentieren Sie die Berichtigung dann entsprechend dem geeigneten Vorgehen.
Beträge abstimmen und Exporte vorbereiten
Erstellen Sie eine Überleitung zwischen Journalen, Mehrwertsteuerkonten, Erklärungen und Zahlungen. Identifizieren Sie Gutschriften, Berichtigungsbuchungen und Periodenverschiebungen. Wenn mehrere Softwareprogramme eingesetzt werden, prüfen Sie, ob der Export den richtigen Umfang abdeckt und keine Duplikate enthält. Die Summen müssen anhand der aufbewahrten Daten reproduzierbar sein, mit einer Erklärung der Abweichungen statt einer manuellen Anpassung ohne Nachweis.
Wenn sich die Anfrage auf eine computerisierte FAIA-Prüfdatei bezieht, prüfen Sie die Spezifikationen und die erwarteten Elemente mit dem für die Software Verantwortlichen und Ihrem Ansprechpartner in der Buchhaltung. Diese Datei ersetzt nicht die Belege. Es handelt sich auch nicht um eine jährliche Erklärung, die in allen Fällen unaufgefordert einzureichen ist. Testen Sie ihre Kohärenz und Lesbarkeit vor der Übermittlung und bewahren Sie anschließend die genaue, der Verwaltung übermittelte Version auf.
Klar antworten und die weiteren Schritte verfolgen
Bereiten Sie eine Antwort in der Reihenfolge der Fragen vor. Jede Erläuterung muss auf einen identifizierten Beleg oder eine verständliche Tabelle verweisen. Lassen Sie die technischen Punkte vor dem Versand von der zuständigen Person prüfen. Übermitteln Sie die verlangten Elemente über den geeigneten Kanal unter Einhaltung der Mitteilungs- und Vertraulichkeitspflichten. Führen Sie ein Verzeichnis der übermittelten Dokumente, um Widersprüche bei einem späteren Austausch zu vermeiden.
Verfolgen Sie nach dem Versand ergänzende Anfragen und erhaltene Schriftstücke. Ein informelles Gespräch ersetzt nicht die für die Anfechtung einer Entscheidung erforderlichen Formalitäten. Lassen Sie das betreffende Dokument, seine Auswirkungen und die geltenden Fristen unverzüglich von Ihrem Berater prüfen. Wenn die Akte abgeschlossen ist, beheben Sie die festgestellten Fehlerursachen im Rechnungsstellungs-, Ablage- oder Erklärungsprozess, damit künftige Prüfungen einfacher werden.
Die Tabelle zum Handeln
| Spalte | Inhalt | Nutzen |
|---|---|---|
| Frage | Genaue Referenz der Anfrage | Vergessene Themen vermeiden |
| Unterlagen | Namen und Referenzen der Belege | Den Nachweis wiederfinden |
| Erläuterung | Tatsachen und angewandte Behandlung | Vorgang und Erklärung verknüpfen |
| Verantwortlicher | Person, die vorbereitet und prüft | Die Arbeit nachverfolgen |
| Status | Zu ergänzen, geprüft, übermittelt | Den Zeitplan einhalten |
Eine Abweichung erläutern, statt die Zahlen neu zu schreiben
Fiktives Beispiel: Eine Abstimmung zeigt eine Differenz zwischen dem Gesamtbetrag eines Verkaufsjournals und den Beträgen einer Erklärung. Das Team identifiziert eine in einer anderen Periode erfasste Gutschrift und eine Berichtigungsbuchung. Es prüft deren Behandlung, erstellt eine Überleitungstabelle und fügt die relevanten Unterlagen bei. Wenn ein Fehler bestehen bleibt, behandelt es diesen gemeinsam mit seinem Berater nach dem geeigneten Verfahren. Der Fall veranschaulicht eine Recherchemethode; er setzt weder voraus, dass diese beiden Elemente stets eine Abweichung erklären, noch dass sie jede Berichtigung vermeiden.
Ihre Vorbereitung-Checkliste
- Anfrage und Eingangsbestätigung aufbewahren.
- Zeiträume, Fragen und Fristen identifizieren.
- Verantwortliche und gegebenenfalls Berater benennen.
- Originale und zuverlässige Kopien zusammenstellen.
- Die Tatsachen mit der Mehrwertsteuerbehandlung verknüpfen.
- Konten, Erklärungen und Zahlungen abstimmen.
- Die angeforderten Exporte prüfen.
- Antwort, übermittelte Unterlagen und weitere Schritte aufbewahren.
Häufige Fragen
Reicht eine Rechnung immer als Nachweis aus?
Sie ist Teil der Akte. Je nach Mehrwertsteuerbehandlung können weitere Elemente erforderlich sein, um die Realität und die Voraussetzungen des Vorgangs nachzuweisen.
Muss jedes Jahr automatisch eine FAIA-Datei übermittelt werden?
Dieser Leitfaden betrifft die Vorbereitung einer im Rahmen der Prüfung angeforderten Datei. Prüfen Sie den Umfang und die Modalitäten der anwendbaren Anfrage.
Kann ich ein Schriftstück ignorieren, während ein Gespräch weiterläuft?
Der Austausch setzt die Fristen nicht automatisch aus. Lassen Sie die Auswirkungen und Antwortmöglichkeiten des erhaltenen Schriftstücks unverzüglich prüfen.
Nützliche Begriffe dieses Leitfadens
Fragen an den Fachmann
- Welche Punkte der Anfrage erfordern eine besondere Analyse?
- Welche Belege fehlen noch?
- Welche Fristen und Formalitäten müssen wir getrennt beachten?
Um den zu beauftragenden Auftrag zu präzisieren, konsultieren Sie auch unser Dossier Steuern.
Und für Ihre Situation?
Stellen Sie die erhaltene Anfrage und die Erklärungen der betroffenen Zeiträume zusammen. Suchen Sie in unserem Verzeichnis einen Fachmann, um die Abstimmungen zu organisieren und die Antwort vorzubereiten, bei Bedarf mit Rechtsberatung für das Verfahren.
Quellen und Überprüfung
Referenzen am 20. September 2026 konsultiert. Die offiziellen Verfahren erläutern die geltenden Voraussetzungen und Ausnahmen.
Dieser Leitfaden erläutert ein allgemeines Verfahren. Die anwendbaren Regeln hängen von Ihrer Situation ab; er stellt keine individuelle Beratung dar. Eine Korrektur melden.
Ihr nächster Schritt
Ein konkreter Bedarf verdient den richtigen Ansprechpartner
Buchhaltung, Steuern, Gründung oder Lohnabrechnung: Bereiten Sie Ihre Fragen vor und suchen Sie dann im Verzeichnis nach dem Fachmann, der Ihre Situation prüfen kann. Überprüfen Sie seine Aufgaben und seinen Status, bevor Sie ihm Ihre Unterlagen anvertrauen.