Buchhaltung digitalisieren: Dokumente, Automatisierung und menschliche Kontrolle

Möchten Sie bei der Buchhaltung Zeit sparen? Betrachten Sie zunächst den Weg einer Rechnung, von ihrem Eingang bis zu ihrer Ablage und Bezahlung. Tools werden nützlich, wenn dieser Weg und seine Kontrollen klar sind.

Den Weg der Dokumente abbilden

Ermitteln Sie, wie Rechnungen eingehen, wer sie validiert und wo sie aufbewahrt werden. Erfassen Sie Duplikate, fehlende Belege und manuelle Übertragungen. Beginnen Sie mit den Punkten, die die meisten Fehler oder Verzögerungen verursachen.

Definieren Sie eine Ablagekonvention, die Pflichtdaten und die für Ausnahmen zuständige Person. Ein Tool korrigiert keine Organisation, in der niemand weiß, ob eine Rechnung akzeptiert oder beanstandet wurde.

Geeignete Funktionen auswählen

Vergleichen Sie Dokumentenerfassung, Bankabstimmung, Validierung, Rechnungsstellung und Export. Testen Sie Währungen, Gutschriften, ausländische Rechnungen und besondere Buchungen, die in Ihrer Tätigkeit vorkommen. Eine Demonstration mit perfekten Beispielen reicht nicht aus.

Prüfen Sie die Austauschformate und die Übernahme der Historie. Das Unternehmen muss am Ende des Vertrags nutzbare Daten erhalten können. Beziffern Sie die Kosten für Einrichtung, Nutzung, Support und Ausstieg, nicht nur das angezeigte Abonnement.

Zugriffe und Daten regeln

Weisen Sie Rechte entsprechend den Funktionen zu und trennen Sie sensible Informationen, insbesondere die Lohnbuchhaltung. Prüfen Sie Authentifizierung, Sicherungen, Protokolle und Verfahren zur Rückgabe. Die Verträge müssen die Rollen der Dienstleister und Auftragsverarbeiter präzisieren.

Bevor Sie ein KI-Tool einsetzen, prüfen Sie, welche Daten ihm übermittelt würden, zu welchem Zweck und mit welchen Garantien. Kunden- oder Lohndaten dürfen nicht ohne geeigneten Rahmen in einen externen Dienst kopiert werden. Die Tools können die Verarbeitung unterstützen; sie machen ihre Ergebnisse nicht standardmäßig zuverlässig.

Die Qualität in einem Pilotbereich messen

Testen Sie einen Monat oder eine repräsentative Reihe von Vorgängen. Messen Sie fehlende Belege, Korrekturen, Bearbeitungszeit und Übereinstimmung mit den Konten. Behalten Sie einen manuellen Ablauf für Ausnahmen bei.

Weiten Sie erst nach Kontrolle der Ergebnisse und Schulung der Nutzer aus. Der Erfolg misst sich an der Qualität der Daten und ihrer Verfügbarkeit zum richtigen Zeitpunkt, nicht an der Anzahl aktivierter Funktionen. Bewerten Sie die Regeln neu, wenn sich die Tätigkeit oder die Tools ändern.

Das Testprotokoll vor der Demonstration erstellen

Wählen Sie Dokumente, die Ihrem Alltag ähneln: mehrseitige Rechnung, Teilgutschrift, Fremdwährung, Einkauf mit mehreren Steuersätzen und schwer lesbarer Beleg. Bereiten Sie für jedes Dokument das erwartete Ergebnis vor. Der Test muss sowohl Fehler als auch Erfolge zeigen. Prüfen Sie, ob das Tool eine Unsicherheit meldet oder einen scheinbar sicheren Wert vorschlägt, wenn die Information fehlt.

Messen Sie anschließend die vollständige Arbeit: Eingang, Prüfung, Korrektur, Validierung und Export. In einem fiktiven Beispiel stellt eine Extraktion, die drei Minuten spart, aber fünf Minuten Korrektur erfordert, keinen Gewinn dar. Vergleichen Sie die Ergebnisse anhand derselben Belegmenge und beziehen Sie die für Ausnahmen aufgewendete Zeit ein. Unser Leitfaden zur Bankabstimmung bietet einen weiteren konkreten Kontrollpunkt.

Führen Sie ein Protokoll der Abweichungen im Pilotversuch mit ihrer Ursache und ihrer Behebung. Ein einmaliger Lesefehler erfordert nicht dieselbe Reaktion wie eine falsche MwSt.-Konfiguration oder eine zu weit gefasste Abstimmungsregel. Weiten Sie erst aus, wenn feststeht, wer die Warnmeldungen erhält und wie eine Korrektur in bereits exportierte Daten übernommen wird.

Nutzungen regeln und den Vertragsausstieg vorbereiten

Definieren Sie für KI-Nutzungen die zulässigen Aufgaben, die verwendbaren Daten und die der Validierung unterliegenden Ergebnisse. Die CNPD erinnert daran, dass die DSGVO weiterhin anwendbar ist, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Prüfen Sie Zweck, Rechtsgrundlage, Datenminimierung und Information der betroffenen Personen. Sie erinnert außerdem an das Erfordernis der Beherrschung von KI: Die Nutzer müssen die Grenzen des Tools und die für seine Nutzung geeigneten Kontrollen verstehen.

Das Programm Fit 4 AI kann eine Studie zu den Möglichkeiten der Einführung und eine Roadmap begleiten. Die veröffentlichten Bedingungen unterscheiden zwischen der Finanzierung der Studie und der Durchführung des Projekts. Der Antrag muss vor der ersten rechtlich verbindlichen Verpflichtung zur Bestellung der Studie gestellt werden. Prüfen Sie daher die Regelung, bevor Sie den Kostenvoranschlag unterschreiben oder eine Anzahlung leisten, ohne die Gewährung der Beihilfe vorauszusetzen.

Testen Sie schließlich die Rückgabe: Originalbelege, Buchungen, Verknüpfungen zwischen beiden und Erklärung der Formate. Der Leitfaden zu den Datenaustauschen mit einer Treuhandgesellschaft hilft dabei, die Zugriffe zu regeln; derjenige zur Ablage der Belege hilft bei der Organisation ihrer Aufbewahrung. Ein Archiv, das niemand mehr lesen kann, ist kein zufriedenstellender operativer Ausstieg.

Vorbereitungspunkte

• Dokumentenablauf und Ausnahmen definiert.
• Exporte und Reversibilität getestet.
• Zugriffe und sensible Daten geschützt.
• Pilotversuch vor der Ausweitung kontrolliert.

Häufige Fragen

Kann OCR jede Kontrolle ersetzen?

Nein. Es kann einen Betrag, eine Währung oder eine Steuer falsch interpretieren. Die Ergebnisse müssen mit den Dokumenten und den Regeln des Dossiers abgeglichen werden.

Muss die Software der Treuhandgesellschaft gewählt werden?

Die Kompatibilität ist nützlich, aber vergleichen Sie vor der Entscheidung die Bedürfnisse, Zugriffsrechte, Kosten und die Rückgabe der Daten.

Fragen an die Fachperson

• Wie werden Abweichungen erkannt und korrigiert?
• Kann ich die Dokumente und Daten in einem nutzbaren Format abrufen?

Um den Umfang Ihrer Anfrage zu präzisieren, lesen Sie auch unser Dossier Buchhaltung.