Ihre Gesellschaft stellt Rechnungen aus, bezahlt Lieferanten und erhält Kundenzahlungen: Die Buchhaltung muss diese Ereignisse miteinander verknüpfen. Schauen wir uns an, was im Laufe des Jahres organisiert werden muss, damit der Abschluss zu einer kontrollierten Prüfung wird.
Die Erstellung der Abschlüsse, ihre Genehmigung und ihre Hinterlegung sind drei getrennte Schritte. Eine Steuer- oder Mehrwertsteuererklärung ersetzt keinen davon.
Der zu prüfende Rahmen
Die Pflichten hinsichtlich Führung, Darstellung, Prüfung und Hinterlegung sind nicht für alle Strukturen gleich. Der PCN hat einen Anwendungsbereich. Die Tätigkeit eines Réviseur darf nicht mit der Erstellung der Abschlüsse durch die Kanzlei verwechselt werden.
Eine ganzjährig nutzbare Buchhaltung führen
Ordnen Sie Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Ausgabenbelege und Lohninformationen im Laufe der Geschäftstätigkeit. Verknüpfen Sie jede Buchung mit einem Beleg und prüfen Sie regelmäßig Bankguthaben, Forderungen und Verbindlichkeiten. Eine bloße Sammlung von Rechnungen ermöglicht es nicht, Verpflichtungen oder noch zu erhaltende Vorgänge zu kennen.
Legen Sie mit der Kanzlei den monatlichen Übermittlungstermin und die Behandlung unvollständiger Belege fest. Der Geschäftsführer muss ungewöhnliche Ereignisse melden: Darlehen eines Gesellschafters, Kauf eines Vermögensgegenstands, Rechtsstreit, Einstellung der Tätigkeit oder Transaktion mit einem verbundenen Unternehmen.
Die Abschlüsse erstellen, genehmigen und anschließend hinterlegen
Für die SARL gibt Guichet.lu eine Genehmigung innerhalb von sechs Monaten nach dem Abschluss an, gefolgt von einer Hinterlegung beim RCS innerhalb eines Monats nach dieser Genehmigung, spätestens sieben Monate nach dem Abschluss. Eine vorgezogene Genehmigung zieht somit die Frist für die Hinterlegung vor.
Die Erstellung umfasst Abstimmungen, Inventur, Bewertungen und die je nach Größe und Situation des Unternehmens erforderlichen Dokumente. Die Pflichten in Bezug auf den PCN, eCDF, Anhänge und Abschlussprüfung müssen für die betreffende Einheit bestimmt werden. Die eCDF-Validierung ist kein Nachweis der Hinterlegung beim RCS: Bewahren Sie die Empfangsbestätigung jedes Vorgangs auf.
Mehrwertsteuer, direkte Steuern und Sozialpflichten trennen
Die Periodizität der Mehrwertsteuer wird von der AED festgelegt. Die offizielle Tabelle verwendet die Schwellenwerte von 112 000 € und 620 000 € Jahresumsatz ohne Steuer; es ist das mitgeteilte System mit seinen etwaigen Änderungen anzuwenden. Bewahren Sie die Mitteilung auf, um den auf Ihre Gesellschaft angewandten Kalender zu begründen.
Zusammenfassende Mehrwertsteueraufstellungen und statistische Intrastat-Meldungen verfolgen unterschiedliche Zwecke und unterliegen unterschiedlichen Voraussetzungen. Bei den direkten Steuern sind IRC, kommunale Gewerbesteuer und Vermögensteuer je nach Situation getrennt zu identifizieren. Die persönlichen Erklärungen des Geschäftsführers bilden wiederum eine andere Akte.
Eine Liste von Abschlussnachweisen erstellen
Eine Übersichtstabelle muss das erwartete Dokument, die zuständige Person, die Frist und den Nachweis der Erledigung angeben. Führen Sie fehlende Belege vor dem Validierungsdatum mit ihren möglichen Auswirkungen auf die Abschlüsse auf.
Bei einem am 31. Dezember endenden Geschäftsjahr bedeutet der gesetzliche Kalender nicht, dass bis Juni gewartet werden muss, um zu beginnen. Bereiten Sie ab dem Abschluss die Inventare, Kundensalden, Finanzierungsverträge und Belege vor. Dieses Planungsbeispiel bleibt an das tatsächliche Datum Ihres Geschäftsjahres und an die Anforderungen der Verwaltungen anzupassen.
Drei regelmäßige Kontrollen während des Geschäftsjahres einführen
Erste Kontrolle: Stimmen Sie die Bank ab. Die Bankabstimmung identifiziert fehlende Buchungen, Doppelbuchungen und Vorgänge, die eine Erklärung erfordern. Der von der Bank ausgewiesene Saldo und der Buchhaltungssaldo müssen zu einem Stichtag miteinander verknüpft werden können, auch wenn sich Vorgänge noch in Bearbeitung befinden.
Zweite Kontrolle: Prüfen Sie Forderungen und Verbindlichkeiten. Eine alte Rechnung ist nicht zwangsläufig einziehbar, und eine nicht zugeordnete Zahlung kann einen Fehler verdecken. Die Fälligkeitsstruktur der Kundenforderungen hilft bei der Auswahl von Mahnungen und dabei, Streitfälle der Kanzlei zu melden. Notieren Sie die Erläuterungen, damit sie nicht von einem Monat zum nächsten verloren gehen.
Dritte Kontrolle: Verfolgen Sie langfristige Posten und Verpflichtungen. Anschaffungen von Ausrüstung, Verträge, Darlehen und Garantien müssen zusammen mit ihrem Kontext übermittelt werden. Das Anlagenverzeichnis dient anschließend dazu, die tatsächlich genutzten Güter mit den in den Abschlüssen ausgewiesenen Beträgen abzustimmen.
Einen Abschluss vorbereiten, ohne die Nachweise zu verwechseln
Legen Sie einen Termin für die Übergabe der Belege und einen Termin für die Prüfung offener Fragen fest. Die Abschlussakte muss Bestände, noch zu erhaltende Rechnungen, strittige Forderungen und andere Schätzungen ausweisen. Die Periodenabgrenzung erklärt, warum ein Vorgang im Hinblick auf seinen Zeitraum und nicht nur auf seine Zahlung geprüft werden muss.
Fordern Sie bei der Prüfung der Abschlüsse eine Erklärung wesentlicher Abweichungen an. Der Geschäftsführer muss die Salden und die vorgeschlagenen Entscheidungen vor der Genehmigung verstehen. Der Leitfaden zur Genehmigungsversammlung ergänzt diese Arbeit um die vorzubereitenden Dokumente und Entscheidungen.
Verfolgen Sie nach der Entscheidung die eCDF- und LBR-Hinterlegung bis zu ihrem endgültigen Nachweis. In einem Kalenderbeispiel für ein am 31. Dezember endendes Geschäftsjahr führt eine Genehmigung am 15. Mai zu einer Hinterlegung innerhalb des auf dieses Datum folgenden Monats; die Höchstfrist von sieben Monaten nach Abschluss erlaubt es nicht, diese Hinterlegung frei bis Ende Juli zu verschieben. Bewahren Sie eine Kopie der tatsächlich hinterlegten Dokumente, der Entscheidung und der Empfangsbestätigung auf und aktualisieren Sie anschließend die Tabelle der verbleibenden Pflichten.
| Schritt | Dokument oder Kontrolle | Was getrennt bleibt |
|---|---|---|
| Führung | Belege und Abstimmungen | Validierung der Abschlussbewertungen |
| Genehmigung | Entscheidung der Gesellschafter | Hinterlegungsformalität |
| Hinterlegung | Empfangsbestätigung und hinterlegte Dokumente | Steuererklärungen |
| Besteuerung | Erklärungen und Zahlungen | Sozialpflichten und Register |
Kommen wir zu einem konkreten Fall
Fiktives pädagogisches Beispiel zur Erläuterung der Vorgehensweise.
Eine SARL erhält im Januar eine Rechnung für eine Leistung aus Dezember. Sich allein auf das Zahlungsdatum zu verlassen, könnte ein unzutreffendes Bild des Geschäftsjahres vermitteln. Der Geschäftsführer übermittelt die Rechnung und präzisiert den Zeitraum der Leistung; die Kanzlei prüft ihre Zuordnung. Derselbe Grundsatz des Austauschs gilt für bestrittene Rechnungen, Bestände und alte Forderungen. Ein Beleg mit seinem Kontext ist besser als ein umfangreiches Archiv, das in letzter Minute ohne Erklärung geliefert wird.
Vorbereitende Punkte
- Abschlussdatum und Genehmigungskalender bestätigt.
- Abstimmungen und fehlende Belege nachverfolgt.
- Mitgeteiltes Mehrwertsteuersystem und Steuerfristen erfasst.
- Nachweise über Validierungen, Hinterlegungen und Zahlungen aufbewahrt.
Häufig gestellte Fragen
Schließt eine eCDF-Hinterlegung den Vorgang ab?
Nein. Die Validierung der Buchhaltungsdaten und die Hinterlegung beim RCS sind unterschiedliche Schritte; prüfen Sie den Nachweis der endgültigen Hinterlegung.
Kann der Geschäftsführer alle Aufgaben delegieren?
Er kann Leistungen einem Fachmann übertragen, muss jedoch die Informationen bereitstellen, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallenden Entscheidungen validieren und die Pflichten der Gesellschaft nachverfolgen.
Nützliche Begriffe aus diesem Leitfaden
Fragen an den Fachmann
- Welche Belege müssen jeden Monat übermittelt werden?
- Welche Validierungen sind vor der Genehmigung und der Hinterlegung erforderlich?
Um den Umfang Ihrer Anfrage zu präzisieren, konsultieren Sie auch unser Dossier Buchhaltung.
Und für Ihre Situation?
Fordern Sie einen Jahreskalender an, der die Verantwortlichen und die erwarteten Nachweise benennt. Mit regelmäßig übermittelten Belegen und einer Prüfung der Fragen vor der Genehmigung können Sie Ihre Akte verfolgen, ohne beim Abschluss das gesamte Jahr rekonstruieren zu müssen. Suchen Sie in unserem Verzeichnis den Fachmann, der zu Ihrem Bedarf passt, und bitten Sie ihn anschließend um einen Auftrag und einen detaillierten Kostenvoranschlag.
Quellen und Überprüfung
Referenzen am 20. September 2026 konsultiert. Die offiziellen Verfahren erläutern die geltenden Voraussetzungen und Ausnahmen.
- Guichet.lu — dépôt des comptes annuels au RCS
- Guichet.lu — déclarations TVA
- Guichet.lu — impôt sur le revenu des collectivités
Dieser Leitfaden erläutert ein allgemeines Verfahren. Die anwendbaren Regeln hängen von Ihrer Situation ab; er stellt keine individuelle Beratung dar. Eine Korrektur melden.
Ihr nächster Schritt
Ein konkreter Bedarf verdient den richtigen Ansprechpartner
Buchhaltung, Steuern, Gründung oder Lohnabrechnung: Bereiten Sie Ihre Fragen vor und suchen Sie dann im Verzeichnis nach dem Fachmann, der Ihre Situation prüfen kann. Überprüfen Sie seine Aufgaben und seinen Status, bevor Sie ihm Ihre Unterlagen anvertrauen.