Nota de crédito e fatura retificativa: corrigir sem perder o registo

O seu cliente assinala um erro após receber a fatura. A tentação é reabrir o documento, alterar o montante e reenviá-lo com o mesmo nome. Mas o cliente pode já ter registado a primeira versão. O seu gabinete também. Para que todos fiquem de acordo, é necessária uma correção identificável e um acompanhamento do saldo. Eis como preparar este trabalho sem perder o histórico da operação.

Qualificar o que mudou

Comece por escrever o motivo numa frase precisa. O preço acordado era diferente, uma parte da mercadoria foi devolvida, uma prestação foi anulada, o destinatário está incorreto ou o documento foi emitido duas vezes. Estas situações não se corrigem todas da mesma forma. Reúna o acordo, o pedido do cliente e a prova da devolução, quando exista.

Distinga um erro de origem de um acontecimento ocorrido após uma fatura correta. Um desconto negociado posteriormente deve ser documentado como tal. Não transforme uma fatura contestada numa nota de crédito apenas para fazer desaparecer o atraso do quadro de acompanhamento. O desacordo comercial e a sua eventual resolução necessitam do seu próprio registo.

Conservar a cadeia de documentos

Guarde o documento inicial tal como foi emitido e registe o corretivo no seu circuito. Indique uma referência que permita encontrar a fatura em causa, bem como os elementos efetivamente alterados. Se várias faturas forem afetadas, prepare uma tabela de correspondência: uma explicação global não deve tornar os montantes impossíveis de acompanhar.

Uma nota de crédito serve, nomeadamente, para reduzir ou anular um montante faturado. Contudo, uma correção nem sempre se resume a um montante negativo. Faça com que seja escolhida a forma adequada ao erro e ao software. O documento enviado ao cliente, o comprovativo entregue ao gabinete e os dados do portal devem descrever a mesma operação.

Calcular apenas o que deve ser corrigido

Para uma redução parcial, identifique as linhas, quantidades, descontos e impostos em causa. Evite aplicar uma percentagem global se as linhas estiverem sujeitas a tratamentos diferentes. Verifique também os adiantamentos e os corretivos anteriores: a mesma redução não deve ser concedida duas vezes porque duas pessoas respondem ao cliente.

Um erro de IVA exige mais do que um novo total. Transmita ao profissional a situação inicial, o motivo e os documentos retificados para analisar o imposto e a declaração em causa. Não deduza por si só um montante de um próximo pagamento à administração. A correta pista de auditoria liga a causa, o cálculo e os documentos que justificam a correção.

Reconciliar o saldo e o pagamento

Após o registo, compare o montante inicial, as notas de crédito, os pagamentos recebidos e o saldo remanescente. Uma fatura ainda não paga pode ser reduzida sem reembolso. Uma fatura já liquidada pode levar à restituição de um montante ou à definição de uma imputação posterior. Documente esta escolha com o cliente em vez de deixar uma linha negativa sem explicação na sua conta.

Antes de qualquer reembolso, verifique o beneficiário e os dados de contacto através do seu procedimento habitual. Conserve o comprovativo bancário e impute o movimento ao processo correto. Se várias faturas permanecerem em aberto, indique com precisão a imputação adotada. A reconciliação final deve permitir que outra pessoa compreenda por que razão a conta do cliente está liquidada ou permanece devedora.

Encerrar o processo e prevenir a repetição

Informe o contacto de faturação sobre o corretivo e verifique a sua receção. Num circuito eletrónico, acompanhe também o estado técnico: um documento preparado ou enviado não é necessariamente aceite. Para contratos públicos, utilize os procedimentos previstos para as faturas e notas de crédito; o serviço de transmissão não corrige por si o conteúdo já enviado.

Identifique em seguida a causa recorrente. Os erros de preço podem resultar de um catálogo não atualizado; as entidades erradas, de uma ficha de cliente incompleta; os duplicados, de dois canais de emissão não coordenados. Corrija este ponto no seu procedimento de faturação. Um acompanhamento mensal dos motivos é frequentemente mais esclarecedor do que um simples total de notas de crédito.

A tabela para passar à ação

A sua lista de verificação de preparação

• Descrever o motivo e reunir o respetivo comprovativo.
• Verificar as correções já registadas.
• Identificar claramente a fatura e os elementos em causa.
• Mandar analisar o IVA e o período de declaração.
• Transmitir o corretivo ao cliente e ao gabinete.
• Reconciliar a conta do cliente com os pagamentos.
• Conservar separadamente o comprovativo do eventual reembolso.

Perguntas frequentes

Uma nota de crédito significa que o cliente foi reembolsado?

Não. Corrige o montante faturado. O reembolso ou a imputação do crédito deve ser acompanhado separadamente.

Um pagamento em duplicado obriga a anular uma parte da venda?

Não por princípio. Pode tratar-se de um valor recebido em excesso a restituir, enquanto a fatura e o preço permanecem corretos.

Pode-se apagar a fatura inicial do processo?

Conserve-a com a correção e as referências necessárias. Eliminar o histórico impede compreender os documentos já recebidos e registados pelas partes.

Os termos úteis deste guia

• Nota de crédito
• Fatura de venda
• Pista de auditoria
• Reconciliação bancária

As perguntas a colocar ao profissional

• Que documento utilizar para este motivo específico?
• Que declarações devem ser corrigidas e em que período?
• Como reconciliar os créditos dos clientes e os reembolsos no nosso software?

Para especificar a missão a atribuir, consulte também o nosso dossier fiscalidade.

E para a sua situação?

Para desbloquear uma correção, reúna a fatura, o motivo, as comunicações e o estado dos pagamentos. Este pequeno processo evita muitas trocas. Se tiver dúvidas sobre o documento ou o IVA, procure no diretório de profissionais um profissional que possa analisar a situação com estes elementos.