Faturar no Luxemburgo: as menções a verificar

O trabalho está concluído, mas a fatura regressa com um pedido de correção. Um nome comercial substituiu a sociedade cliente, falta o período da prestação ou o tratamento em matéria de IVA não é explicado. Estes detalhes atrasam o pagamento e complicam o processo contabilístico. Antes de escolher uma bela apresentação, construamos um documento que permita compreender quem fatura o quê, a quem e em que condições.

Identificar a pessoa jurídica correta

Retome a identidade do fornecedor e a do cliente a partir dos documentos da relação. Uma designação comercial, um estabelecimento e uma sociedade-mãe não são intermutáveis. Se o seu interlocutor lhe pedir para faturar a outra entidade, obtenha uma explicação e verifique quem efetivamente encomendou a prestação. O simples facto de duas sociedades pertencerem ao mesmo grupo não é suficiente para as substituir.

Prepare uma ficha de cliente validada: denominação, endereço, contacto administrativo e informações fiscais úteis. Distinga o número de matrícula no registo e o número de IVA. Não têm a mesma função. Para a sua própria empresa, verifique também as menções relacionadas com a sua forma e a sua autorização, quando aplicáveis. Conserve a data da última verificação.

Descrever um trabalho que o cliente possa reconhecer

Evite linhas como « prestação diversa » quando o processo permite uma descrição precisa. Indique o bem ou o serviço, a quantidade ou a extensão, bem como o período em causa. Uma referência de encomenda ajuda a relacionar os documentos, mas não deve ser o único elemento compreensível para a pessoa que controla a fatura.

Distinga a data de emissão da data de realização quando forem diferentes e tiverem de constar. Para um trabalho em várias fases, relacione os montantes já faturados com os novos elementos. Um adiantamento esquecido na fatura final pode levar a cobrar duas vezes uma parte do preço. O acompanhamento do contrato deve tornar esta conciliação simples.

Decidir o tratamento do IVA antes de calcular

Determine primeiro a natureza da operação, o estatuto do cliente, os países envolvidos e as regras pertinentes. Não escolha « sem IVA » apenas porque o cliente é estrangeiro ou possui um número. A verificação do número constitui um documento do processo; não substitui a análise da entrega ou do serviço.

Organize as bases tributáveis e os impostos por tratamento aplicável. Indique a justificação e as menções necessárias em caso de isenção ou de autoliquidação. Para situações recorrentes, peça ao gabinete uma matriz adaptada às suas atividades, com os casos que exigem o seu parecer. É mais seguro do que um menu de taxas utilizado sem explicação.

Organizar a numeração e as correções

Atribua o número no momento previsto pelo seu procedimento de faturação e impeça duplicados entre utilizadores. Se utilizar várias séries, documente a sua função: estabelecimento, atividade ou outra organização justificada. A pessoa que acompanha a contabilidade deve compreender as séries e encontrar os documentos sem reconstruir o seu método todos os meses.

Após a emissão, não substitua silenciosamente o ficheiro enviado por uma versão diferente. Mantenha o registo do documento inicial e da correção. Consoante o problema, pode ser necessário um documento de retificação ou uma nota de crédito. Relacione-os claramente. Uma fatura rejeitada por um portal e uma fatura comercialmente anulada são dois acontecimentos a explicar, não dois botões equivalentes.

Preparar o pagamento e a transmissão

Separe as menções necessárias das facilidades de pagamento: referência a indicar, dados bancários verificados, vencimento acordado e contacto para questões. Verifique uma alteração de IBAN através de um canal conhecido antes de modificar o modelo. Esta precaução organizacional reduz o risco de um documento corretamente calculado encaminhar, ainda assim, o pagamento para uma conta errada.

Envie a fatura pelo circuito correto e conserve uma prova utilizável do envio ou da submissão. Um PDF transmitido a um contacto operacional pode permanecer invisível para o serviço que efetua o pagamento. Para um cliente público, verifique os requisitos relativos à fatura estruturada e as referências solicitadas. Organize depois o acompanhamento do pagamento com o seu balancete de antiguidade de saldos de clientes.

A tabela para passar à ação

A sua checklist de preparação

• Validar a entidade cliente antes da emissão.
• Conciliar a descrição, o período e a encomenda.
• Obter confirmação para situações de IVA invulgares.
• Controlar os adiantamentos e os descontos.
• Verificar o número, as datas e o destinatário.
• Arquivar a versão enviada e a prova de transmissão.
• Acompanhar as correções e os pagamentos sem apagar o histórico.

Perguntas frequentes

Um número de IVA estrangeiro permite sempre uma fatura sem IVA?

Não. É necessário qualificar a operação, o seu lugar de tributação e as condições aplicáveis. O número não responde a todas estas questões.

Um simples PDF é suficiente para um cliente público?

Não o presuma. Os contratos públicos e as concessões abrangidos exigem uma fatura eletrónica conforme, transmitida pelo circuito adequado.

É necessário utilizar o mesmo modelo para todos os clientes?

Uma base comum é útil, mas os campos e as menções devem corresponder ao estatuto do cliente e ao tratamento real da operação.

Os termos úteis deste guia

• Fatura de venda
• Número de IVA
• Autoliquidação do IVA
• Nota de crédito

As perguntas a colocar ao profissional

• Que categorias de operações devemos distinguir no nosso software?
• Que casos devem ser validados antes do envio?
• Como documentar as nossas correções e as nossas séries de números?

Para precisar a missão a confiar, consulte também o nosso dossiê fiscalidade.

E para a sua situação?

Escolha três faturas representativas da sua atividade e analise-as com esta grelha. Identificará rapidamente as informações em falta no seu circuito. Para examinar as menções e o tratamento do IVA das suas operações, procure no nosso diretório um profissional a quem possa apresentar estes exemplos e os seus contratos.