La vostra società emette fatture, paga fornitori e incassa dai clienti: la contabilità deve collegare questi eventi. Vediamo cosa occorre organizzare nel corso dell’anno affinché la chiusura diventi una verifica gestita con controllo.
La preparazione dei conti, la loro approvazione e il loro deposito sono tre fasi distinte. Una dichiarazione fiscale o IVA non sostituisce nessuna di esse.
Il quadro da verificare
Gli obblighi di tenuta, presentazione, controllo e deposito non sono identici per tutte le strutture. Il PCN ha un ambito di applicazione. L’intervento di un revisore non deve essere confuso con la preparazione dei conti da parte dello studio.
Tenere una contabilità utilizzabile durante tutto l’anno
Classificate le fatture, gli estratti conto bancari, i contratti, i giustificativi delle spese e le informazioni sulle retribuzioni nel corso dell’attività. Collegate ogni registrazione a un documento e verificate regolarmente i saldi bancari, i crediti e i debiti. Una semplice raccolta di fatture non consente di conoscere gli impegni o le operazioni ancora da ricevere.
Stabilite con lo studio la data di trasmissione mensile e il trattamento dei documenti incompleti. L’amministratore deve segnalare gli eventi insoliti: prestito di un socio, acquisto di un’attività, controversia, cessazione dell’attività o transazione con una società collegata.
Preparare, approvare e poi depositare i conti
Per la SARL, Guichet.lu indica un’approvazione entro i sei mesi successivi alla chiusura, poi un deposito presso il RCS entro il mese successivo a tale approvazione, al più tardi sette mesi dopo la chiusura. Un’approvazione anticipata anticipa quindi la scadenza di deposito.
La preparazione comprende le riconciliazioni, l’inventario, le valutazioni e i documenti richiesti in base alle dimensioni e alla situazione dell’impresa. Gli obblighi relativi al PCN, all’eCDF, alle note integrative e al controllo dei conti devono essere determinati per l’entità interessata. La convalida eCDF non costituisce la prova del deposito presso il RCS: conservate la ricevuta di ogni procedura.
Distinguere IVA, imposte dirette e obblighi sociali
La periodicità IVA è attribuita dall’AED. La tabella ufficiale utilizza le soglie di 112 000 € e 620 000 € di fatturato annuo al netto dell’imposta; occorre applicare il regime notificato e le sue eventuali modifiche. Conservate la notifica per giustificare il calendario applicato alla vostra società.
Gli elenchi riepilogativi IVA e le dichiarazioni statistiche Intrastat rispondono a finalità e condizioni diverse. Per le imposte dirette, identificate separatamente IRC, imposta commerciale comunale e imposta sul patrimonio a seconda della situazione. Le dichiarazioni dell’amministratore a titolo personale costituiscono ancora un altro dossier.
Costruire un elenco di prove di chiusura
Una tabella di monitoraggio deve indicare il documento atteso, il suo responsabile, la sua scadenza e la prova dell’avvenuta esecuzione. Indicate i documenti mancanti prima della data di convalida, con il loro possibile effetto sui conti.
Per un esercizio chiuso il 31 dicembre, il calendario legale non significa che occorra aspettare giugno per iniziare. Preparate fin dalla chiusura gli inventari, i saldi clienti, i contratti di finanziamento e i giustificativi. Questo esempio di pianificazione resta da adattare alla data effettiva del vostro esercizio e alle richieste delle amministrazioni.
Istituire tre controlli regolari durante l’esercizio
Primo controllo: riconciliate la banca. La riconciliazione bancaria identifica le registrazioni mancanti, i duplicati e le operazioni che richiedono una spiegazione. Il saldo indicato dalla banca e il saldo contabile devono poter essere collegati alla stessa data, anche quando alcune operazioni sono ancora in transito.
Secondo controllo: esaminate i crediti e i debiti. Una fattura vecchia non è necessariamente incassabile e un pagamento non attribuito può nascondere un errore. La scadenzario clienti aiuta a scegliere i solleciti e a segnalare le controversie allo studio. Annotate le spiegazioni affinché non vadano perse da un mese all’altro.
Terzo controllo: monitorate gli elementi durevoli e gli impegni. Gli acquisti di attrezzature, i contratti, i prestiti e le garanzie devono essere trasmessi con il loro contesto. Il registro delle immobilizzazioni serve poi a riconciliare i beni effettivamente utilizzati con gli importi indicati nei conti.
Preparare una chiusura senza confondere le prove
Fissate una data di consegna dei documenti e una data di riesame delle questioni aperte. Il dossier di chiusura deve identificare le rimanenze, le fatture da ricevere, i crediti contestati e le altre stime. La separazione degli esercizi spiega perché un’operazione deve essere esaminata in relazione al suo periodo, e non solo al suo pagamento.
Durante la revisione dei conti, chiedete una spiegazione delle variazioni significative. L’amministratore deve comprendere i saldi e le decisioni proposte prima dell’approvazione. La guida dell’assemblea di approvazione completa questo lavoro con i documenti e le decisioni da preparare.
Dopo la decisione, monitorate il deposito eCDF e LBR fino alla sua prova finale. In un esempio di calendario per un esercizio chiuso il 31 dicembre, un’approvazione il 15 maggio comporta un deposito entro il mese successivo a tale data; il limite di sette mesi dopo la chiusura non consente di rinviare liberamente questo deposito alla fine di luglio. Conservate una copia dei documenti effettivamente depositati, della decisione e della ricevuta, quindi aggiornate la tabella degli obblighi rimanenti.
| Fase | Documento o controllo | Ciò che resta distinto |
|---|---|---|
| Tenuta | Documenti e riconciliazioni | Convalida delle stime di chiusura |
| Approvazione | Decisione dei soci | Formalità di deposito |
| Deposito | Ricevuta e documenti depositati | Dichiarazioni fiscali |
| Fiscalità | Dichiarazioni e pagamenti | Obblighi sociali e registri |
Passiamo a un caso concreto
Esempio didattico fittizio, destinato a spiegare il ragionamento.
Una SARL riceve in gennaio una fattura relativa a una prestazione di dicembre. Basarsi unicamente sulla data di pagamento rischierebbe di fornire un’immagine inesatta dell’esercizio. L’amministratore trasmette la fattura e precisa il periodo della prestazione; lo studio ne esamina l’imputazione. Lo stesso principio di dialogo si applica alle fatture contestate, alle rimanenze e ai crediti vecchi. Un documento accompagnato dal suo contesto vale più di un archivio voluminoso consegnato senza spiegazioni all’ultimo minuto.
Punti da preparare
- Data di chiusura e calendario di approvazione confermati.
- Riconciliazioni e documenti mancanti monitorati.
- Regime IVA notificato e scadenze fiscali registrate.
- Prove delle convalide, dei depositi e dei pagamenti conservate.
Domande frequenti
Un deposito eCDF conclude la procedura?
No. La convalida dei dati contabili e il deposito presso il RCS sono fasi diverse; verificate la prova del deposito finale.
L’amministratore può delegare tutte le attività?
Può affidare prestazioni a un professionista, ma deve fornire le informazioni, convalidare le decisioni rientranti nelle sue funzioni e monitorare gli obblighi della società.
I termini utili di questa guida
Le domande da porre al professionista
- Quali documenti devono essere trasmessi ogni mese?
- Quali convalide sono necessarie prima dell’approvazione e del deposito?
Per precisare l’ambito della vostra richiesta, consultate anche il nostro dossier sulla contabilità.
E per la vostra situazione?
Richiedete un calendario annuale che indichi i responsabili e le prove attese. Con documenti trasmessi regolarmente e una revisione delle questioni prima dell’approvazione, potete monitorare il vostro dossier senza dover ricostruire l’intero anno alla chiusura. Cercate nel nostro annuario il professionista adatto alle vostre esigenze, poi chiedetegli un incarico e un preventivo dettagliati.
Fonti e verifica
Riferimenti consultati il 20 settembre 2026. Le procedure ufficiali precisano le condizioni e le eccezioni applicabili.
- Guichet.lu — dépôt des comptes annuels au RCS
- Guichet.lu — déclarations TVA
- Guichet.lu — impôt sur le revenu des collectivités
Questa guida spiega un iter generale. Le regole applicabili dipendono dalla vostra situazione; non costituisce una consulenza personalizzata. Segnalare una correzione.
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Contabilità, fiscalità, costituzione o paghe: preparate le vostre domande, quindi cercate nell’elenco il professionista che potrà esaminare la vostra situazione. Verificate i suoi incarichi e il suo status prima di affidargli la vostra pratica.