O seu cliente público pede-lhe uma fatura eletrónica e o seu software já produz um PDF. Não é necessariamente a mesma coisa. Nos contratos públicos abrangidos, a fatura deve ser estruturada e transmitida por um canal autorizado. Saiba como preparar os dados, escolher o circuito adequado e evitar que uma fatura correta quanto ao conteúdo fique bloqueada na receção.
O enquadramento a verificar
No âmbito dos contratos públicos e contratos de concessão abrangidos, a obrigação de emissão de fatura eletrónica conforme aplica-se a todos os operadores económicos desde 18 de março de 2023, sem prejuízo das exclusões previstas. Abrange também as notas de crédito e não depende de um montante mínimo geral de fatura. Este regime deve ser distinguido dos projetos de extensão às transações privadas entre empresas e das obrigações específicas de outros países.
Qualificar a operação e identificar o destinatário
Comece pela encomenda ou pelo contrato. Uma pequena prestação encomendada diretamente por um organismo público pode estar abrangida pelo regime, mesmo sem concurso público aberto. Peça as instruções de faturação, a identidade do destinatário e as referências necessárias ao tratamento. Um serviço utilizador e a entidade que recebe a fatura nem sempre são designados da mesma forma nas comunicações do dia a dia.
A documentação oficial prevê exclusões específicas, nomeadamente para certos contratos ligados à cooperação para o desenvolvimento ou às representações no estrangeiro. Verifique o caso em questão sem daí deduzir uma isenção para todas as pequenas faturas. Quando o cliente lhe transmitir um identificador de receção, conserve a sua origem e peça confirmação de qualquer incoerência antes do envio. A qualidade dos dados iniciais evita muitas correções.
Escolher Peppol ou a solução MyGuichet
A rede Peppol permite o encaminhamento de documentos estruturados entre participantes. Se o seu software ou prestador o ligar a esta rede, verifique as possibilidades de emissão, acompanhamento e recuperação dos documentos. Compare estas funções com o seu volume real: uma organização que fatura frequentemente não tem as mesmas necessidades práticas que um fornecedor ocasional.
Para os operadores que não estão ligados, o MyGuichet.lu propõe, nomeadamente, o preenchimento manual dos dados e o depósito de um documento eletrónico já conforme. Escolha o procedimento correspondente ao ficheiro de que dispõe. Depositar um documento não conforme no formulário errado não o transforma numa fatura válida. O guia acessos e mandatos MyGuichet ajuda a organizar as pessoas que preparam e transmitem.
Preparar uma fatura legível pelos sistemas
Um documento estruturado contém dados organizados segundo um formato esperado. Deve também descrever corretamente a operação: fornecedor, destinatário, número, datas, linhas, montantes e tratamento do IVA. Confronte estes elementos com a encomenda e os comprovativos de realização. Uma apresentação visual cuidada não corrige uma referência em falta ou uma qualificação fiscal incorreta.
Verifique as versões de formato aceites antes de configurar a exportação. O portal oficial indica em 2026 o abandono de versões antigas do XRechnung; contudo, o seu aviso apresenta datas diferentes entre o título e o texto. Peça confirmação da versão e do calendário aplicáveis ao serviço ou ao prestador, em vez de manter uma configuração antiga com base apenas no título. A conformidade técnica deve ser acompanhada ao longo do tempo.
Verificar transmissão, rejeição e correção
Conserve a fatura transmitida e as mensagens de acompanhamento disponíveis. Distinga um documento criado, enviado, recebido e tratado. Um estado técnico favorável não significa necessariamente que o serviço comprador validou a prestação ou ordenou o pagamento. Atribua o acompanhamento das rejeições a uma pessoa capaz de compreender a mensagem e corrigir o dado em causa.
Antes de reenviar uma fatura, verifique se esta já foi recebida para evitar duplicados. Quando for necessária uma nota de crédito, associe-a à fatura em causa e utilize igualmente o circuito conforme. Não altere silenciosamente um documento já emitido para fazer desaparecer o histórico. A pista de auditoria deve permitir acompanhar a encomenda, a prestação, a fatura, a correção e o pagamento.
Preparar as evoluções sem antecipar uma lei aprovada
Em 20 de setembro de 2026, o processo parlamentar 8815 continua a ser apresentado como um projeto de lei apresentado. Visa uma extensão às transações nacionais entre empresas. O calendário proposto menciona a receção em 2028 e uma emissão progressiva em 2028 e 2029. Estas datas devem ser apresentadas como propostas a acompanhar, sem as transformar em obrigações já aplicáveis a todas as faturas privadas.
Pode, contudo, preparar os dados dos clientes, as referências, a classificação e as funções de exportação da sua ferramenta. Esta preparação já é útil para a faturação pública. Para as regras gerais de conteúdo, mantenha uma definição clara da fatura de venda e do tratamento do IVA de cada operação. O objetivo é tornar o processo fiável, desde a encomenda até à reconciliação do pagamento, qualquer que seja o canal utilizado.
A tabela para passar à ação
| Elemento | A verificar | Prova a conservar |
|---|---|---|
| Âmbito | Contrato ou concessão abrangido | Encomenda e instruções |
| Destinatário | Identificador e referências | Informação confirmada pelo cliente |
| Documento | Formato, dados e IVA | Fatura estruturada transmitida |
| Acompanhamento | Receção, rejeição ou correção | Mensagens e histórico das ações |
Uma fatura de baixo montante pode seguir o mesmo circuito
Exemplo fictício: uma empresa realiza uma intervenção de 600 euros no âmbito de uma encomenda pública abrangida. Não deve presumir que o montante permite um simples envio por correio eletrónico. Obtém as referências úteis e utiliza o preenchimento proposto no MyGuichet.lu se esta solução corresponder à sua situação. Após a transmissão, conserva os elementos do processo e acompanha as mensagens recebidas. O montante serve apenas para ilustrar a ausência de dispensa geral ligada a uma pequena fatura; não determina o tratamento do IVA.
A sua lista de verificação de preparação
- Qualificar a encomenda e as eventuais exclusões.
- Obter o destinatário correto e as suas referências.
- Escolher Peppol ou o formulário adequado.
- Verificar dados, formato e versão.
- Controlar o tratamento do IVA.
- Conservar o documento e o acompanhamento da transmissão.
- Tratar notas de crédito e rejeições sem duplicados.
- Acompanhar as evoluções legislativas e técnicas.
Perguntas frequentes
Um PDF enviado por correio eletrónico é suficiente neste regime?
Não. É necessária uma fatura eletrónica conforme encaminhada por um canal autorizado, Peppol ou as soluções MyGuichet previstas.
Uma nota de crédito é abrangida?
Sim. As obrigações relativas ao documento e à transmissão aplicam-se igualmente às notas de crédito abrangidas.
O projeto B2B já impõe este circuito a todas as empresas?
Em 20 de setembro de 2026, o processo 8815 ainda é um projeto. A sua aprovação e o seu calendário devem ser acompanhados junto das fontes oficiais.
Termos úteis deste guia
As perguntas a colocar ao profissional
- O nosso software produz um formato atualmente aceite?
- Quem trata as mensagens de rejeição?
- Como reconciliamos a fatura transmitida com o seu pagamento?
Para especificar a missão a atribuir, consulte também o nosso dossiê contabilidade.
E para a sua situação?
Prepare um exemplo de encomenda pública e descreva o seu atual circuito de faturação. Procure no nosso diretório um profissional para organizar os controlos contabilísticos e coordenar as configurações úteis com o seu fornecedor de software.
Fontes e verificação
Referências consultadas em 20 de setembro de 2026. Os procedimentos oficiais especificam as condições e exceções aplicáveis.
- Guichet.lu — facture électronique dans un marché public
- Portail E-facturation — évolution des versions XRechnung
- Portail E-facturation — projet de loi B2B déposé en juillet2026
- Chambre des députés — dossier8815
Este guia explica um procedimento geral. As regras aplicáveis dependem da sua situação; não constitui uma consulta personalizada. Sinalizar uma correção.
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