Dossier KYC d’une entreprise : préparer les contrôles de la fiduciaire

Un cabinet ou une banque vous demande des pièces sur votre entreprise et ses associés ? Le plus utile est de comprendre le dossier à constituer et le canal de transmission, plutôt que d’envoyer des documents sensibles sans cadre.

Expliquer qui détient et contrôle l’entreprise

Préparez un organigramme daté, l’identité des sociétés intermédiaires et les informations permettant de remonter aux personnes physiques concernées. Une détention directe simple et une chaîne de sociétés étrangères ne se documentent pas de la même façon.

La déclaration au RBE suit ses propres règles. Vérifiez que les changements pertinents ont été pris en compte et conservez les pièces qui justifient l’analyse. N’assimilez pas une dénomination commerciale à l’identité juridique du cocontractant.

Décrire l’activité et les flux attendus

Présentez les produits ou services, les pays, les principaux types de clients et les volumes prévus. Expliquez le financement initial et les opérations inhabituelles. Un prévisionnel, des contrats et des documents financiers permettent de rapprocher le projet des flux attendus.

Les pièces nécessaires dépendent du risque et de la situation. Répondez précisément aux questions et signalez les points encore indéterminés. L’objectif n’est pas d’obtenir un tampon automatique, mais de permettre au professionnel de comprendre la relation proposée.

Transmettre les pièces par un canal approprié

Les justificatifs d’identité et de financement doivent être envoyés au destinataire habilité, par le canal convenu avec lui. Évitez de diffuser ces pièces dans des formulaires de contact génériques ou à plusieurs intermédiaires sans connaître leur rôle.

Conservez une liste des documents transmis et de leur date, sans multiplier les copies inutiles. Demandez comment signaler une évolution de l’actionnariat, de l’activité ou des personnes habilitées. Un dossier exact à l’entrée en relation peut devenir obsolète.

Distinguer dossier complet et acceptation

La remise de toutes les pièces ne garantit pas l’ouverture d’un compte ni l’acceptation d’une mission. Chaque professionnel applique ses obligations et sa procédure. Prévoyez cette étape dans le calendrier du projet avant d’annoncer une date de démarrage.

En cas de demandes complémentaires, centralisez les réponses et corrigez les incohérences entre registres, contrats et organigramme. Une explication documentée est préférable à une réponse approximative destinée à accélérer artificiellement le traitement.

Relier chaque demande à une pièce et à une explication

Classez les demandes reçues par sujet : identité juridique, personnes habilitées, détention et contrôle, activité, puis financement. Pour chacune, notez la pièce disponible, sa date et la question qu’elle permet de traiter. Une demande peut nécessiter plusieurs documents ; inversement, envoyer un dossier volumineux ne répond pas forcément au point précis soulevé.

Dans un exemple fictif, une société reçoit une avance de son associé pour acheter un équipement. L’identité de l’associé, la convention de financement et le mouvement bancaire répondent à des questions différentes. Le professionnel peut demander des éléments complémentaires adaptés au dossier. Le guide du compte courant d’associé aide à documenter la nature de l’avance, sans se substituer à l’examen de vigilance.

Si l’organigramme comporte plusieurs sociétés, datez chaque niveau et identifiez les documents qui justifient les liens. Le dossier RBE et bénéficiaires effectifs approfondit cette préparation. Signalez une différence entre les registres et la situation récente au lieu de laisser le destinataire la découvrir sans explication.

Organiser les mises à jour sans multiplier les copies

La CSSF décrit une approche de vigilance fondée sur les risques pour les professionnels relevant de sa surveillance. Les demandes ne sont donc pas nécessairement identiques entre deux établissements ou deux opérations. Cette présentation ne signifie pas que toutes les fiduciaires relèvent de la CSSF : le cadre et l’autorité compétente dépendent de l’activité professionnelle.

Désignez dans l’entreprise une personne qui coordonne les réponses et conserve l’historique des versions transmises. Demandez au destinataire comment lui signaler un changement de dirigeant, de contrôle, d’activité ou de pays d’opération. Une revue utile doit porter sur les faits qui ont changé, pas seulement sur la date du dernier envoi.

Vérifiez le destinataire et le canal avant de transmettre une pièce sensible, particulièrement lorsqu’une demande arrive d’une nouvelle adresse. Le guide sur les échanges de données avec les professionnels aide à cadrer ces accès. Notre annuaire sert à rechercher un interlocuteur ; il n’a pas besoin de recevoir votre dossier d’identité pour vous orienter. Gardez les documents pour le professionnel identifié qui expliquera le périmètre de sa demande et les modalités de traitement.

Les points à préparer

• Identité juridique et pouvoirs de signature établis.
• Organigramme et bénéficiaires effectifs documentés.
• Activité, financement et flux expliqués.
• Canal sécurisé et mise à jour du dossier convenus.

Questions fréquentes

Le RBE remplace-t-il le contrôle du professionnel ?

Non. Le registre et le contrôle à l’entrée en relation sont des démarches distinctes.

Faut-il envoyer les pièces d’identité au portail ?

Non pour une simple demande d’orientation. Attendez qu’un professionnel identifié précise les justificatifs nécessaires et leur canal de transmission.

Les questions à poser au professionnel

• Quelles pièces répondent à chaque demande et à quelle date ?
• Comment transmettre et actualiser ces informations sensibles ?

Pour préciser le périmètre de votre demande, consultez aussi notre dossier création de société.